¿Cómo realizar reuniones eficaces?
En la mayoría de los trabajos las reuniones son una parte fundamental de la actividad diaria. A veces pasamos muchas horas reunidos y al final nos encontramos que hemos perdido una cantidad de tiempo sin que hayamos llegado a conclusiones útiles para conseguir nuestros objetivos. A la hora de programar reuniones hay que tener en cuenta lo siguiente
En primer lugar debemos responder a las siguientes preguntas:
- ¿son necesarias?
- ¿cuántas se deben hacer y con qué frecuencia?
- ¿cuál es el objetivo de cada una de ellas?
- ¿cuál debe ser su duración?
Después hay que considerar:
- La preparación
Para ella hay que fijar objetivos, con tanta antelación como sea posible; decidir las personas adecuadas que deben participar; y proporcionar a los asistentes la documentación adecuada para que vayan preparados con el fin de intervenir con propiedad.
- La conducción
Se debe comenzar con puntualidad, de acuerdo con el orden del día establecido, y seguir unos procedimientos o protocolos formales profesionales. Será la dirección de la reunión la encargada de que se cumplan las condiciones anteriores.
- La dirección o moderación
(Hay que tener en cuenta que el moderador puede no ser el jefe o director, aunque a veces los sea)
Además de las responsabilidades anteriormente mencionadas la dirección de la reunión tiene que gestionar los conflictos que en ella puedan surgir, evitando sobre todo los enfrentamientos personales. Para ello deberá dejar claro los objetivos de la reunión, así como las reglas de la misma.
Tiene que actuar con coherencia y ser una persona asertiva; usar siempre la diplomacia y el diálogo para resolver las posibles divergencias o conflictos; ser muy claro en sus exposiciones y resúmenes; y tomar las decisiones oportunas, siempre que se pueda, con el mayor consenso posible.
El moderador debe ser siempre positivo, abierto a todas las ideas de modo que todos los participantes se sientan integrados y valorados.
- La participación
Los participantes tienen que ir preparados a la reunión, no se puede ni debe improvisar más de lo absolutamente necesario. Las intervenciones tienen que ser claras y concisas, teniéndose al orden establecido y los temas que se consideran en la agenda. No se pueden aceptar actitudes críticas destructivas y menos personales.
- Las conclusiones
Hay que tomar decisiones realistas definiendo ¿qué hacer? ¿quién lo hace? ¿cómo hacerlo? ¿cuándo ejecutarlo? ¿dónde realizarlo?
- El resumen o acta
Es fundamental hacer un resumen de lo tratado que quede reflejado en un acta de la reunión que refleje los compromisos, las tareas y el calendario.
Las reuniones son:
- Un espacio para sumar conocimientos e ideas
- Para contrastar enfoques diferentes
- Ofrecer argumentos para convencer
- Resolver problemas y no crearlos.
About the author